O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que transforma uma ideia em ação concreta. Ela funciona como um checklist estruturado de 7 perguntas que devem ser respondidas antes de começar um projeto, garantindo que nada essencial seja esquecido.
As 7 perguntas (inglês → português)
| Inglês | Português | O que pergunta |
|---|
| What? | O Quê? | O que será feito? Qual o objetivo? |
| Why? | Por Quê? | Qual a razão e a motivação? Vale a pena? |
| Where? | Onde? | Em qual local ou departamento? |
| When? | Quando? | Em que prazo? Quais as primeiras ações? |
| Who? | Quem? | Quem é responsável e quem participa? |
| How? | Como? | Qual o método e quais os passos? |
| How much? | Quanto? | Qual o custo (tempo, dinheiro, esforço)? |
Para que serve
- Clareza: alinha o entendimento entre todos os envolvidos no projeto.
- Antecipação: força a pensar em obstáculos e contingências antes do projeto começar.
- Delegação: torna fácil atribuir tarefas com responsabilidades bem definidas.
- Acompanhamento: vira um documento vivo — fonte única da verdade do projeto.
Quando usar
Sempre que houver um projeto novo, mudança de processo, plano de melhoria, lançamento de produto/serviço, ou qualquer iniciativa que envolva múltiplas pessoas e prazos.
O que é o PDCA?
O PDCA é um ciclo de melhoria contínua composto por 4 etapas que se repetem até o resultado desejado ser alcançado e mantido.
| Sigla | Inglês | Português | O que faz |
|---|
| P | Plan | Planejar | Definir objetivos, escopo, processos e recursos |
| D | Do | Executar | Implementar o plano em escala controlada |
| C | Check | Verificar | Medir resultados e comparar com o planejado |
| A | Action | Agir | Padronizar o que deu certo e corrigir o que desviou |
Como 5W2H + PDCA trabalham juntos
O 5W2H dá a estrutura do Plan (Planejar): descreve o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto. As demais etapas do PDCA viram o status do projeto no nosso painel.
- Plan — você está montando o 5W2H e ainda não começou.
- Do — as tarefas apontadas estão rolando no Kanban.
- Check — execução em revisão pra checar resultados, validar com a equipe ou ajustar.
- Action — ciclo concluído; aprendizado consolidado e próximos passos definidos.
No nosso fluxo
- Crie o projeto na aba Projetos (status inicial = Plan).
- Preencha cada subcaixa do 5W2H respondendo as 17 perguntas.
- Em cada subcaixa, clique em 👥 Apontar pra delegar a ação a um ou mais colaboradores — cada apontamento vira uma tarefa no Kanban, vinculada a este projeto.
- Quando a execução começa, mova o card pra Do. Em revisões críticas, leve pra Check. Ao consolidar o aprendizado, finaliza em Action.
- Acompanhe a execução pelas abas Kanban e Gantt.